Livestream hybride event

Verlaag de drempel, vergroot je bereik en benut de mogelijkheid om je event oneindig op te schalen.

TWEE WERELDEN SAMENSMELTEN TOT ÉÉN ONVERGETELIJKE ERVARING

Stel je vraag aan Stefan

Heb je een vraag? Of behoefte aan advies? Bel of mail met onze videostrateeg, Stefan Hollegien.

‘Wat fijn dat ik naar een evenement kan, zonder de deur uit te hoeven. Zonder die twee uur reistijd en frustrerende files.’

‘Wat een zegen dat ik niet het hele evenement hoef te volgen. Ik bepaal nu zelf welke sessies voor mij het interessantst zijn.’

Steeds meer bedrijven en organisaties kiezen niet voor een 100% offline of online event, maar voor de gulden middenweg: een hybride event.

Een hybride evenement verlaagt de drempel voor deelnemers, want waar ze ook zijn, op jouw evenement, in een koffietentje of thuis op de bank, ze kunnen het overal volgen. Hiermee vergroot je je bereik enorm en heb je de mogelijkheid om oneindig in online deelnemers op te schakelen.

Een hybride event heeft veel voordelen, maar – voor wie het goed aan wil pakken – levert het ook vragen op:

  • Hoe bied je zowel het offline als online publiek een optimale beleving?
  • Wat organiseer je voor mensen die wel graag willen ontmoeten, maar niet naar locatie willen komen?
  • Hoe zorg je dat je online deelnemers niet uit het oog verliest? Hoe houd je hen betrokken en heb je interactie met ze?

Kwartbakken beleving
Een hybride event livestreamen is meer dan alleen een camera op het podium richten. Als je dat doet, wordt het een kwartbakken beleving van niks. Vroeg of laat haken je kijkers af.

Genoeg mogelijkheden voor ontmoeten
Er zijn genoeg mogelijkheden om online en offline deelnemers met elkaar te laten verbinden. Benut je die mogelijkheden niet actief, dan melden minder mensen zich aan.

Bezorg je kijkers geen vies gevoel
En als je geen oog hebt voor je online deelnemers, hen de hele tijd van een afstandje laat toekijken, zonder interactie, bezorg je hen een vies gevoel. Als ze een voyeur zijn. Hiermee vergooi je je kansen dat kijkers zich de volgende keer weer met enthousiasme aanmelden.

Als je een hybride event organiseert, organiseer je niet één, maar twee events. Met jouw ervaring weet je hoe je dat offline doet. Maar hoe doe je dat online? Dat is waar wij je mee helpen. Met een perfect uitgestippelde online beleving, waarbij we de spanningsboog bij jouw kijkers continu verhogen en hen net als fysieke bezoekers een onvergetelijke ervaring bieden.

Welke events kun je hybride organiseren?

Er zijn heel veel soorten bijeenkomsten, meetings en events die je naast offline en online ook hybride kunt organiseren:

* nieuwjaarsborrel
* seminar
* congres
* themadag
* kwartaalbijeenkomst
* productlancering
* talkshow
* awarduitreiking
* keynote / presentatie
* paneldiscussie / debat
* inspiratiesessie
* training / workshop

Hybride event laten livestreamen, dit is wat je krijgt


✅ Een team van specialisten dat de afgelopen jaren enorm veel vlieguren heeft gemaakt. In de periode 2020-2022 was livestreaming onze bestverkochte dienst. Onze crew heeft erg veel kennis, maar zal het in communicatie met jou alleen over hoofdzaken hebben, in een taal die iedereen begrijpt.

✅ Alle apparatuur om jouw evenement te livestreamen. Een volledige technische ontzorging dus, inclusief hoogwaardige camera’s, microfoons, licht, geluid en een regie-/schakelset.

✅ Een locatiecheck in aanloop naar het event. Tijdens dit bezoek testen we de internetverbinding, controleren we de stroomvoorziening en bepalen we waar alle camera’s komen te staan.

✅ Na de locatiecheck ontvang je een plattegrond van de livestream set-up. We zoeken hierbij altijd naar de sweetspot, waarbij kijkers thuis een geweldige ervaring krijgen en deelnemers in de zaal zo weinig mogelijk last hebben van de camera’s en crew.

✅ Een 4G-backup verbinding. Want ook al heeft je locatie een snelle verbinding, het internet kan uitvallen. Dankzij onze 4G-backup ben je altijd verzekerd van internet en zitten je kijkers nooit naar een zwart scherm te turen.

✅ Livestreams die te bekijken zijn op alle apparaten: telefoon, tablet, laptop en computer.

✅ Een spannende stream om naar te kijken. Op alle belangrijke plekken staat een camera. De regisseur zorgt vervolgens voor een continue afwisseling van cameraperspectieven, wat de livestream spannend en dynamisch maakt om naar te kijken. Zo houden we jouw kijkers wakker en hun spanningsboog gespannen.

GRATIS STRATEGIESESSIE

Waarom wil je een livestream uitzenden? Welke locatie is hiervoor het geschiktst? En hoe zorg je ervoor dat je zoveel mogelijk aanmeldingen krijgt? Ontdek het in een gratis strategiesessie met onze videostrateeg, Stefan Hollegien.

Veelgemaakte fouten tijdens livestreams van hybride events


Kijkers voelen zich een voyeur
Eén camera op het podium en dat beeld live uitzenden. Ja, dit is technisch gezien een livestream. Maar dit is voyeuristisch en niet wat je kijkers willen zien. Als je slechts met één camera werkt – en die ook nog eens op een statief zet – dan is dit voor de mensen thuis een saai, statisch beeld. Om het hele podium in beeld te brengen wordt meestal van veraf geschoten, wat de kijker ver bij het podium vandaan houdt. Door die grote afstand voelt de kijker zich een voyeur.

Wij werken altijd met een multicamera set-up. In de voorbereiding doen we een locatiecheck en bepalen we de belangrijkste plekken om camera’s neer te zetten. De regisseur wisselt tijdens de livestream om de paar seconden van camera, wat voor de kijker spannend en dynamisch is om naar te kijken.

Een crappy internetverbinding
Heb je weleens naar een serie, film of sportwedstrijd gekeken waarbij de verbinding haperde? Nét op het moment suprême? Kom aan, dat kun jij je kijkers niet aandoen. Want als het hapert, als het trekt en het beeld zwart wordt, dan raakt het geduld van je kijkers heel snel op. Eén klik en ze zijn foetsie.

We checken van tevoren altijd of er een stabiele internetverbinding op locatie is (wat in de meeste gevallen zo is). Voor de zekerheid nemen we altijd een backup verbinding mee, voor als de lijn door een storing toch een keer uitvalt.

Alleen interactie met het aanwezige publiek
Als je niet rechtstreeks wordt aangesproken, als je niet eens een keer iets wordt gevraagd en wordt betrokken bij het verhaal, dan verslapt je aandacht met de minuut. Tot het concentratiedraadje zo dun is dat het knapt en je de aandacht van je publiek kwijt bent.

Interactie met de mensen thuis is een kwestie van techniek. Met het online event platform waar wij mee werken heb je allerlei vormen van interactie, zoals online voting, polling, chatten en gaming.

Livestream ProRail – De Nieuwe Buitensociëteit in Zwolle
Livestream ProRail – De Nieuwe Buitensociëteit in Zwolle
Livestream Volandis – Bouw Infra Park in Harderwijk
Livestream Volandis – Bouw Infra Park in Harderwijk
Livestream Volandis – Bouw Infra Park in Harderwijk
23 webinars in 1 week tijd – Zorggroep Solis
23 webinars in 1 week tijd – Zorggroep Solis
Livestream ENGIE – nieuwjaarsbijeenkomst
Livestream ENGIE – nieuwjaarsbijeenkomst
Livestream Volandis – Bouw Infra Park in Harderwijk
Livestream Volandis – Bouw Infra Park in Harderwijk

Interactie met kijkers? Gebruik Networkapp


Als je interactie wil tijdens de livestream van je hybride event is een ding noodzakelijk: een online event platform. Wij hebben gewerkt met meerdere leveranciers, waarbij we een vaste samenwerking hebben met Networkapp.

Networkapp heeft een omgeving gecreëerd waarin je makkelijk contact legt, altijd de juiste sessie vindt en gemoedelijk kunt napraten. De belangrijkste features op een rij:

  • Voor live, hybride en online events
  • Voor kleine en grote groepen, eenmalig of het hele jaar door in een online community
  • Netwerkplein: het koffiemomentje voor het event van start gaat. Een warm welkom en de mogelijkheid voor gasten om anderen te ontmoeten
  • Netwerkcarroussel: met een druk op de knop zet je deelnemers bij elkaar. Bijvoorbeeld tijdens pauzes. Hiermee help je je gasten over de drempel heen en stimuleer je nieuwe ontmoetingen
  • Virtuele huiskamer: nodig maximaal 10 mensen uit in een virtuele kamer in jouw huisstijl. Bijvoorbeeld voor een brainstorm of rondetafelsessie
  • Beursvloer: een visueel overzicht van alle aanwezige sponsoren en exposanten
  • Speeddatemodule: als je een overzicht maakt met experts, sprekers en sponsoren, dan kunnen deelnemers zelf afspraken inplannen met wie zij tijdens het event een afspraak willen
  • Eenvoudig registratieformulier voor online deelnemers
  • Live stemmen
  • Live polls
  • Push notificaties: houd deelnemers tijdens het event op de hoogte
  • Persoonlijk programma: stel het programma vast, laat deelnemers hun eigen programma samenstellen en doe aanbevelingen
Kom meer te weten over Networkapp
Vormgevingspakket voor livestreams
Wil jij je hybride livestream een professionele, tv-waardige uitstraling geven? Dat kan met een vormgevingspakket.

Neem bijvoorbeeld ENGIE.

Voor de energieleverancier hebben we een vormgevingspakket ontwikkeld, bestaande uit een count down, openingsleader, bumpers en outro.

Hybride event laten livestreamen, dit is wat je nog meer krijgt


✅ Een contentexplosie. Als het evenement is afgelopen ontvang je namelijk een hoge kwaliteit opname van het volledige programma, opnames van alle losse sessies, een aftermovie (als terugblik of ter promotie van het volgende event) en korte snacks (zoals hele prikkelende quotes) om te delen op social media. Op aanvraag kunnen we keynotes en sessies ook omzetten naar podcasts.

✅ Een veilige omgeving voor bezoekers. Kabels werken we netjes weg met kabelmatten, zodat niemand struikelt en er geen kabelbreuk ontstaat. Statieven worden verzwaard, zodat ze extra stevig staan.

✅ Een georganiseerde, clean aangeklede livestream set-up. Om zo min mogelijk hinder te veroorzaken voor fysieke bezoekers kleden we de livestream set-up zo minimalistisch mogelijk aan. Bovendien bergen we back-up apparatuur en hulpmaterialen netjes op.

✅ Als een spreker last minute niet aanwezig kan zijn, omdat hij/zij bijvoorbeeld corona heeft, zorgen we ervoor dat diegene alsnog kan inbellen.

✅ Op de dag van het event houden we een doorloop. Een generale repetitie waarin we het programma globaal doorlopen, maar ook alle apparatuur en verbindingen nog een laatste keer checken. Dit biedt zekerheid dat alles werkt en helpt de host en de sprekers van hun grootste zenuwen af. Na de doorloop is er genoeg tijd voor last minute wijzigingen, zoals een aanpassing in een presentatie.

‘In de week van de webinars wilden we geen gedoe met slechte wifi en niet-werkend apparatuur. Daarom huurden we de hele week jullie studio. Hierdoor konden wij ons 100% focussen op de inhoud. En dat zorgde bij mij en alle andere sprekers voor veel rust.’
Laura Steman, Zorggroep Solis

Onze klanten over Fideo

‘Het resultaat is spectaculair! We maken wel vaker films met behulp van andere bedrijven, maar jullie springen daar ver bovenuit’, aldus Alien Zwart van WDODelta. We hebben Alien en andere klanten gevraagd hoe zij kijken naar onze samenwerkingen en de resultaten die we samen hebben behaald. Hun testimonials lees je hieronder:

  • Laura Steman, Zorggroep Solis
  • Judith Supèr, Volandis
  • Sandra Siemers, ENGIE
  • Sammy Slot, Rode Kruis
  • Alien Zwart, WDODelta

Laura Steman

Technologie voor Warme Zorg/Zorggroep Solis | regionaal projectleider zorgtechnologie

‘Als je in één week 23 webinars gaat uitzenden – die voor heel Nederland beschikbaar zijn – dan moet het er professioneel uitzien. 

Voor ons een hele uitdaging, omdat dit de eerste keer was dat we zoveel zouden uitzenden. 

Om erachter te komen welke webinar tool het beste bij ons paste, stelden jullie de juiste vragen, zoals: 
– Hoeveel kijkers verwachten jullie? 
– Moeten zij de webinars ook terug kunnen kijken? 
– En willen jullie gebruikmaken van een extra camera?

Hiermee brachten jullie aspecten naar voren waar we zelf nog niet over na hadden gedacht. 

Daarnaast hebben jullie een promotiefilm gemaakt. Met als doel: zoveel mogelijk aanmeldingen voor de webinars. Ik zei tegen Stefan: ‘Ik wil graag een film waar ik kippenvel van krijg.’ Alhoewel het lastig was, omdat we wegens corona niet overal mochten filmen, hebben jullie het maximale eruit gehaald.  En de kippenvel, die hebben we gekregen. Ik ben heel tevreden over de film. 

In de week van de webinars wilden we geen gedoe met slechte wifi en niet-werkend apparatuur. Daarom huurden we de hele week jullie volledig ingerichte webinar studio. Hierdoor konden wij ons 100% focussen op de inhoud. En dat zorgde bij mij en alle sprekers voor veel rust. 

Ook fijn dat jullie team op stand-by stond. Toen ik op een gegeven moment moest presenteren en het publiek niet meer zag, was Nathan er meteen bij om het op te lossen. Ik kreeg het er helemaal warm van en dacht: ‘Ik ben blij dat ik het niet alleen heb gedaan. Maar goed dat ik hier ben!’

Al met al was het echt een speciaal event, doordat we 5 dagen bij jullie op locatie waren. Ik kon me volledig focussen op de inhoud en hoefde me geen zorgen te maken. Zo was het voor mij en mijn collega’s ook echt een uitstapje.’

Lees meer

Judith Supèr

Volandis | adviseur marketing en communicatie

‘We organiseren elk jaar de Deskundigendag. Vorig jaar voor het eerst helemaal online vanwege coronamaatregelen. Toen zijn er wat dingen fout gegaan

Er werd afgeteld, we gingen live, maar na 3 seconden waren we niet meer live. Ook beeld en geluid werden door elkaar gehaald. Zat je naar kennissessie 1 te kijken, maar hoorde je het geluid van kennissessie 2. 

Dit jaar hebben we een andere partij gezocht. 

Wij hebben net hiervoor, net voor de Deskundigendag, met jullie onze corporate video opgenomen. Dat was leuk samenwerken. Beviel ons goed. Dus dachten we: waarom niet met jullie?

De livestreams hoefden niet zo heel erg groots. Als mensen maar gewoon vanuit huis konden meekijken. Want eigenlijk wilden we iedereen naar het Bouw & Infra Park hebben. Tot de maatregelen weer werden aangescherpt. Uiteindelijk hebben we besloten de gehele Deskundigendag online aan te bieden.  

Hoe snel jullie geschakeld hebben en bijgestuurd hebben om een mooie setting te creëren: echt super, hoor. Sprekers stonden op een podium achter een mooie desk. Goed gedaan ook met de verlichting, helemaal in ‘Volandis’ blauw, onze huisstijlkleur. 

Jullie jongens waren de dag ervoor al vroeg aan het opbouwen. Volgens mij hadden ze er al een paar uur opzitten, toen het congrescentrum zei: ‘In deze zaal kunnen jullie niet opbouwen, deze is bezet.’ Toen moesten ze alles weer afbreken. Ze hebben hun spullen gepakt, zijn met goede moed ergens anders gaan opbouwen en tot 3.00 uur ‘s nachts bezig geweest. Echt petje af, hoor. De volgende ochtend om 7.00 uur waren ze er weer. En het zag er echt supertof uit. Ze hebben niets minder geleverd dan we hadden afgesproken, ondanks dat ze zo weinig tijd hadden. 

Hoe jullie die set uiteindelijk hebben gecreëerd, ja, dat was zeker boven mijn verwachting. Niks was te gek. Het kon allemaal en er werd altijd met mij meegedacht. Jullie namen tafels mee, statafels, lampen, planten werden overal vandaan gehaald. Wat daar allemaal lag in die zaal, echt indrukwekkend.

Sprekers zeiden: ‘Erg fijn, je hebt een beeldscherm waar je je eigen presentatie op ziet en een beeldscherm waar je vragen op ziet binnenkomen. Super geregeld.’ 

Het was ons doel om 200 bezoekers naar het Bouw & Infra Park te krijgen. 182 hebben uiteindelijk de livestreams bekeken. Dat had ik niet verwacht. Ik dacht dat we kijkers  zouden verliezen.

We hebben veel positieve berichten gehad van kijkers thuis. Het was een lange dag (7 uur 7 minuten, red.), zeker voor online, maar toch was het leuk om te volgen. Je werd goed bij de les gehouden. En de chat, daar werd goed gebruik van gemaakt. Leuk dat ze vanuit huis interactie met ons hadden.’

Lees meer

Sandra Siemers

ENGIE | senior adviseur communicatie

‘Mensen hebben gezegd dat de livestream echt goed in elkaar zat. Een mooie mix tussen inhoud, humor en trotse momenten.

Voor ons was het belangrijk dat het programma technisch goed zou verlopen. Niets is zo’n dissatisfier als wanneer je halverwege een stream er uit wordt geknikkerd. Aan onze technische verwachtingen hebben jullie zeker voldaan, zo niet overtroffen.

We houden altijd aan het begin van het jaar een evenement om iedereen te inspireren, motiveren en een trots gevoel op te wekken. Trots op het bedrijf waar ze werken.

Normaal gesproken een live-event. Dat kon dit jaar niet. Een extra uitdaging om het online voor elkaar te krijgen. Met een doelgroep van 500 man die vanuit huis meekijkt.

Hoe houd je hun aandacht 90 minuten vast? Hier hebben we goed over nagedacht en een format ontwikkeld in lijn met De Wereld Draait Door. Een format dat herkenning oproept, maar ook verrassende elementen heeft.

De dynamiek, de interactie met het thuispubliek en het instarten van van tevoren gemaakte video’s, zorgden ervoor dat de kijkers geprikkeld bleven.

Natuurlijk stond er een roze olifant in de kamer: de verkoop van een deel van ENGIE Energie. Een gevoelig onderwerp. Dat hebben we dan ook niet gebagatelliseerd, maar van alle kanten belicht. Zo kreeg het thuispubliek bijvoorbeeld de mogelijkheid om live vragen te stellen.

Om iedereen in beweging te krijgen, hielden we een energieke afsluiter met René Wormhoudt, herstel- en conditietrainer van het Nederlands Elftal. Helga van Leur, de directie, collega’s thuis: iedereen deed mee. Ik heb in tijden niet meer zo gelachen.

Zo’n setting kun je alleen maar creëren als je je geen zorgen hoeft te maken. Als alle randvoorwaarden kloppen, inclusief professioneel geregelde techniek.

Iedereen moest enorm lachen en kon met een trots gevoel de bijeenkomst verlaten. Fijn dat dit allemaal zo gelukt is.’

Lees meer

Sammy Slot

Rode Kruis | content creator

‘Hoe ga ik van een creatief idee, waarbij we aandacht besteden aan de mentale gezondheid van jongeren, naar een volledig uitgewerkte campagne binnen één week?

Dit was het vraagstuk waar ik jullie voor benaderde. Omdat ik in mijn eentje eerst alles los aan het regelen was (locatie, filmplan, cameraman) werd ik best een beetje nerveus met een naderende deadline. Toen ik dat aangaf bij mijn collega Hugo, raadde hij Fideo aan: ‘Daar zit alles onder één dak’.

Het was zo last minute, dat ik me niet kon voorstellen dat het ging lukken. Maar jullie waren heel flexibel en enthousiast. We konden gelijk snel schakelen en daar was ik super blij mee. Écht een enorme opluchting.

Na de intake hadden we maar 3 dagen tot de draaidag. Ik had een heel fijn gevoel bij jullie en kon het daardoor goed uit handen geven. In die korte tijd hebben jullie alles geregeld, van een passende locatie tot het maken van het draaiboek. Zo kon ik me focussen op het creatieve proces en het regelen van de attributen.

Tijdens de draaidag was ik blij verrast met alle spullen die jullie mee hadden. Voldoende verborgen camera’s in het midden van winkelcentrum Hoog Catharijne, om het telefoonhokje goed vast te leggen. En zelfs het geluidseffect voor de telefoon werd geregeld! Vooral de mobiele regiekamer was een aangename verrassing. Zo kon ik op afstand toch goed de gesprekken meekrijgen van de bellers en de Rode Kruis-psycholoog. Ideaal!

Na de draaidag moest in drie dagen de montage staan. Dat jullie zelfs zo flexibel waren dat jullie de weekenden en avonden doorwerkten, was ontzettend fijn. Volgens mij hebben jullie er alles aan gedaan om de heftige deadline te halen. En dat zie je in het resultaat! De reacties op de video waren allemaal warm en positief. Inmiddels is ‘ie ruim 50.000 keer bekeken!

Kortom, vaak heb je campagnes die maanden en maanden voorbereiding vergen. Dat je met een leuk idee en een enthousiast team om je heen in zo’n korte tijd (een week!) samen iets voor elkaar kunt boksen, vind ik echt heel gaaf om te zien! Zonder het enthousiaste team van Fideo was dat zeker niet gelukt. Het is echt een project waar ik trots op ben!’

Lees meer

Alien Zwart

WDODelta | communicatieadviseur

‘Het resultaat is spectaculair! We maken wel vaker films met behulp van andere bedrijven, maar jullie springen daar ver bovenuit. Niet alleen qua creativiteit, want die was super. Maar ook qua contact. Het voelde voor mij echt alsof we dit samen deden.’

Lees meer

Veelgestelde vragen


Wat is een hybride event?
Een hybride event is een combinatie tussen een online en offline evenement. Wie online deelneemt, doet dit via een livestream. Wie offline deelneemt komt fysiek naar het evenement toe. Aan deelnemers de keuze wat hun voorkeur heeft.

Wat is het verschil tussen een hybride en online evenement?
Bij een hybride evenement hebben mensen de keuze om het online te volgen of offline te bezoeken. Bij een online evenement ontbreekt die keuze. Mensen kunnen het evenement dan alleen volgen via een livestream.

Waarom hybride events?
Het organiseren van hybride events heeft veel voordelen:

  • Je krijgt een groter aantal deelnemers, omdat mensen die niet naar locatie kunnen/willen komen, het online volgen
  • Je potentiële bereik is veel groter, omdat je het aantal online deelnemers kunt opschalen t/m 10.000
  • Je biedt mensen een keuze en omdat je dat doet (mensen houden van keuzemogelijkheid hebben) is de kans groter dat iemand deelneemt
  • Je biedt mensen daarnaast de mogelijkheid om zelf te bepalen welke delen van het programma ze wel/niet volgen. Deze vrijheid wordt gewaardeerd in een hoge waardering
  • Je hebt een positieve impact op het milieu, omdat er minder mensen in de auto stappen
  • Je beschikt dankzij de filmopnames over enorm veel videocontent die je na het evenement kunt delen, zoals een opname van het volledige programma en losse opnames per sessie. Hiermee kun je een nieuw publiek bereiken.

Hoe organiseer je een hybride event?
Om van een offline evenement een hybride evenement te maken heb je camera-, licht- en geluidsapparatuur nodig, technici die dit bedienen en een snelle, stabiele internetverbinding. Verder is het belangrijk om een betrouwbaar en beveiligd platform te kiezen om de livestream op uit te zenden, zoals Zoom, Microsoft Teams en Vimeo. Tot slot is interactie belangrijk. Een platform als Vimeo ondersteunt dit, maar als je het echt goed aan wilt pakken, dan raden we aan om een online event platform te gebruiken.

Welke vergader- en streamingplatforms ondersteunt Fideo?
We werken met alle bekende vergader- en streamingplatforms, zoals Zoom, Microsoft Teams en Google Meet, waarbij het mogelijk is om kijkers en sprekers de uitzending in te halen. Maar we werken ook veel met Vimeo, YouTube en Facebook. WIj adviseren jullie over de beste keuze.

Hybride event livestreamen?

Neem contact op en vertel ons meer over je uitdaging